Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to największa rewolucja w polskiej księgowości od lat. Cyfryzacja faktur ma przede wszystkim usprawnić ich obieg. Ale trzeba też pamiętać, by nie wpaść w pułapkę automatyzacji. Na co powinni zwrócić uwagę rolnicy, ale także obsługujące ich biura rachunkowe?
– Dla każdego rolnika, który rozlicza się z podatku VAT, KSeF oznacza ogromną zmianę w codziennych obowiązkach. Między innymi od teraz każda faktura za zakupy, takie jak nawozy, części czy paliw, będzie przechodzić przez rządowy system – mówi Joanna Dominiak, księgowa w zespole doradców Agraves.
Wiele biur rachunkowych planuje pobierać faktury klientów bezpośrednio z KSeF. Brzmi to jak ułatwienie, ale w rzeczywistości to poważne ryzyko. Dlaczego?
– System KSeF nie odróżnia wydatku na gospodarstwo od zakupu prywatnego. Brak mechanizmu autoryzacji dokumentów przez rolnika przed ich importem z systemu KSeF generuje wysokie ryzyko operacyjne dla księgowości – informuje Joanna Dominiak.
Błąd w kwalifikacji kosztów
Krajowy System e-Faktur nie rozpozna przeznaczenia wydatku. Automatyczne księgowanie zakupów prywatnych jako firmowych niesie ryzyko błędów w deklaracjach VAT i w konsekwencji sankcji skarbowych.
– Pobierając dokumenty bez akceptacji klienta, biuro przejmuje na siebie odpowiedzialność za ich zasadność. W razie kontroli to przedsiębiorca jest zmuszony udowodnić, że zweryfikował zakup. Automatyzacja pozbawia go tej roli, obciążając rzetelność biura – tłumaczy księgowa Agraves.
Problemy z duplikacją dokumentów oraz ryzyko finansowe
W obiegu hybrydowym (KSeF, faktury zagraniczne, dokumenty papierowe) brak ludzkiej kontroli drastycznie zwiększa ryzyko dwukrotnego ujęcia tego samego kosztu.
Co więcej, brak selekcji to de facto akceptacja wszelkich roszczeń, w tym faktur błędnych lub zawyżonych, co uderza w interes finansowy klienta.
Rolnicy muszą interesować się swoimi fakturami
Krajowy System e-Faktur ma przede wszystkim ułatwić obsługę faktur. Rolnicy powinni jednak pamiętać, by nie zrzucać wszystkich obowiązków na swoich księgowych lub biura rachunkowe.
– Nie może być tak, że rolnicy nie będą się w ogóle interesować KSeF i wyjdą z założenia, że ich księgowi zajmą się wszystkim. Rolnicy również muszą być na bieżąco ze wszystkimi fakturami – nie ma wątpliwości Joanna Dominiak.
Jednocześnie zwraca też uwagę, że rolnicy powinni korzystać z odpowiednich programów do obsługi KSeF. Bezpłatnym programem, który pozwoli spełnić wszystkie wymogi KSeF jest system Elvio z modułem Fakturomat, który działa jako inteligentny „bezpiecznik” między KSeF a programem księgowym.
– To rolnik decyduje, co jest kosztem zanim dane trafią do księgowości. Odpowiedzialność merytoryczna pozostaje tam, gdzie powinna, czyli u przedsiębiorcy – mówi księgowa Agraves.
Zapoznajcie się z naszymi wszystkimi usługami oraz
odwiedzajcie nasze profile w mediach społecznościowych!
