Cyfrowa rewolucja w polskim rolnictwie staje się faktem. Chociaż od 1 lutego już obowiązuje Krajowy System e-Faktur, to prawdziwa zmiana czeka rolników VAT-owców przede wszystkim od 1 kwietnia. Od tego dnia będą musieli wstawiać wszystkie faktury w KSeF.
– Dla wielu gospodarstw to moment przejścia z segregatorów z dokumentacją w wersji papierowej na faktury ustrukturyzowane. Przygotowanie do tego procesu to nie tylko formalności urzędowe, ale przede wszystkim zmiana sposobu zarządzania gospodarstwem. Cyfryzacja to bardzo duże wyzwanie ale również szansa, by rolnik spędzał mniej czasu przy biurku, a więcej w polu – mówi Magdalena Rothe, księgowa w zespole doradców Agraves.
Ustal plan działania w KSeF
Aby uniknąć problemów z wystawianiem faktur w systemie KSeF, rolnik powinien mieć ustalony plan działania. W pierwszej kolejności trzeba zadbać o „cyfrowe klucze” – aby wejść do KSeF, musisz udowodnić swoją tożsamość. Przygotuj jedną z poniższych metod uwierzytelnienia:
- Podpis kwalifikowany – przydatny, jeśli prowadzisz duże gospodarstwo i podpisujesz wiele umów cyfrowo.
- Profil Zaufany – najprostsza, darmowa metoda (przez bankowość elektroniczną).
- Aplikacja mObywatel – od kwietnia 2026 ma być głównym narzędziem logowania.
Sprawdź dane swoich odbiorców
Kolejną istotną kwestią jest sprawdzenie czy posiadasz aktualne dane swoich odbiorców (NIP, nazwa firmy, adres).
– W KSeF pomyłka w NIP oznacza, że faktura nie trafi do kontrahenta. Faktury w KSeF nie będzie można usunąć ani wycofać. Jedyną drogą naprawy błędu jest wystawienie faktury korygującej. Nie ma już not korygujących wystawianych przez nabywcę – podkreśla Magdalena Rothe.
Przygotuj się również na „Tryb Offline” w KSeF, czyli ewentualny brak internetu. Jeśli tak się stanie w gospodarstwie, możesz wystawić fakturę offline i przesłać ją do KSeF następnego dnia roboczego. Jeżeli wystąpi awaria KSeF (ogłoszona przez Ministerstwo Finansów), wystawiasz faktury w formacie KSeF, ale wysyłasz je do systemu w ciągu 7 dni od ustania awarii.
Wystawiaj faktury na bieżąco
Rolnicy powinni pamiętać, aby wystawiać faktury na bieżąco.
– Ogólna zasada nie zmienia się, fakturę trzeba wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Przykładowo, jeśli rolnik sprzedał rzepak 10 lipca, to ma czas na wystawienie faktury do 15 sierpnia – opisuje specjalistka w zespole Agraves.
W starym systemie można było wystawić fakturę 10. dnia miesiąca, a wysłać ją pocztą 12. dnia. KSeF wprowadza bardzo istotną zmianę – data wystawienia to data, w której system nadał fakturze numer identyfikacyjny KSeF. Dopóki faktura nie „przejdzie” przez serwery Ministerstwa Finansów, prawnie nie istnieje.
Wybierz odpowiedni program do obsługi KSeF
Jeśli korzystasz z pomocy księgowej, uzgodnij w jaki sposób nastąpi wymiana dokumentów między gospodarstwem a biurem rachunkowym.
– Wybierz intuicyjne narzędzie pracy. Upewnij się, że Twój program lub biuro rachunkowe jest gotowy na integrację z KSeF. Nie trzeba do tego kupować drogiego oprogramowania. Można skorzystać z darmowych programów takich jak np. Fakturomat – opowiada Magdalena Rothe.
Pamiętaj o załącznikach!
Rolnicy muszą także pamiętać, że Krajowy System e-Faktur nie obsługuje załączników (np. specyfikacji dostaw, wyników badań laboratoryjnych ziarna). Takie dokumenty trzeba wysłać kontrahentowi tradycyjnie (e-mailem), najlepiej podając w treści wiadomości informację, że stanowią one uzupełnienie do wysłanej faktury.
Zapoznajcie się z naszymi wszystkimi usługami oraz
odwiedzajcie nasze profile w mediach społecznościowych!
